Что нужно определить до поступления сырья
Для каждой используемой группы материалов важно установить, что предприятие проверяет при приёмке. Основанием служат согласованные характеристики, условия закупки и применимые требования. Нельзя оценить соответствие, если сотрудники по-разному понимают допустимое состояние продукции.
Проверьте, где хранятся требования и кто обновляет их при изменении материала или поставщика. Приёмщик должен иметь доступ к действующим сведениям. Описание, которое осталось только в переписке сотрудника закупок, неудобно использовать при разгрузке.
Как связать поставку, документы и партию
Сопоставьте наименование, количество, обозначение партии и документы, относящиеся к поставке. Проверьте упаковку и другие параметры, предусмотренные вашим порядком. Если требуется измерение или испытание, заранее определите исполнителя и способ фиксации результата.
Особое внимание нужно случаям, когда в одной поставке несколько партий или материал поступает без привычного обозначения. Внутреннее правило идентификации должно позволять сохранить связь с поставщиком и последующим использованием на производстве.
Что фиксировать в записи контроля
Запись должна позволять понять, какую партию проверяли, по каким требованиям, каким был результат и кто принял решение. Набор полей зависит от материала и глубины проверки. Не каждое предприятие использует одинаковую форму журнала.
Если результат хранится в программе, проверьте доступность сведений и порядок исправления ошибок. Если используется бумажная форма, запись должна быть читаемой и связанной с поставкой. Устное подтверждение «мы всегда всё смотрим» трудно использовать при восстановлении истории партии.
Что делать при обнаружении отклонения
Определите, как обозначается статус спорного сырья и кто вправе решить вопрос о его использовании, возврате или другом действии. Важно исключить случайную передачу в производство до принятия решения. Участники процесса должны знать, где искать актуальный статус.
Например, упаковку с повреждением отложили рядом с принятой партией, но никак не обозначили. Через смену другой сотрудник может выдать её в работу. Для предотвращения такого случая нужны согласованные идентификация, размещение и передача информации, а не только запись у контролёра.
Как проверить входной контроль перед аудитом
Возьмите одну недавнюю поставку и пройдите все этапы: требования, документ, фактическая проверка, запись, решение и передача в производство. Затем разберите пример с отклонением. Так видно, работает ли установленный порядок в разных ситуациях.
При подготовке к проверке торговой сети сверьте свой порядок с заданием заказчика. Отдельно оцените, хватает ли сведений для прослеживаемости и кто объяснит решение по выбранной партии. Проверка должна опираться на вашу продукцию и процесс.
Минимальная логика записи входного контроля
| Блок | Содержание |
|---|---|
| Идентификация | Материал, поставщик и партия |
| Проверка | Требование, метод и результат |
| Решение | Статус и дальнейшее действие |
| Ответственность | Кто проверил и кто согласовал решение |
Подготовка предприятия к проверке торговой сети
Если требуется проверить ваш процесс перед аудитом, соберите требования заказчика и сведения по участку. Специалисты компании «Стандарт Производства» разберут исходные материалы, проверят работу и помогут определить дальнейшие действия.
Обсудить проверку входного контроля