Перечень документов для аудита поставщика определяется требованиями сети, видом продукции и составом площадок. До начала подготовки получите актуальную анкету или список вопросов от заказчика. Затем распределите документы по процессам и назначьте ответственных.
Материалы от торговой сети
Сохраните приглашение на аудит, анкету, переписку и дополнительные требования. Если проверка уже проходила, понадобятся отчёт и сведения о выполненных исправлениях. Уточните, какая версия документов используется и какие материалы нужно передать заранее.
Описание продукции и процессов
Соберите документы, по которым предприятие производит и контролирует продукцию. Подготовьте сведения о площадках, технологических участках, организации хранения и ответственности подразделений. Необходимо понимать, где находится актуальная версия каждого документа и кто может её предоставить.
Инструкции и рабочие записи
Проверьте инструкции по операциям, контрольным действиям и использованию оборудования. Сопоставьте их с тем, что сотрудники выполняют на месте. Отдельно соберите записи, подтверждающие контроль и обслуживание, если они предусмотрены процессом и требованиями заказчика.
Проверьте даты, версии и заполнение. Если запись отсутствует, сначала выясните причину. Документы должны отражать выполненную работу; создавать подтверждение не проведённого контроля или обучения нельзя.
Подготовка персонала
Уточните, какими документами подтверждаются обучение и ознакомление сотрудников с установленным порядком. Ответственные по участкам должны понимать, какую информацию они предоставляют аудиторам и где хранятся подтверждающие записи.
Как проверить комплект перед аудитом
- Сопоставить каждую группу документов с вопросами анкеты.
- Убедиться, что используются актуальные версии.
- Проверить соответствие документов фактической работе.
- Назначить сотрудников, которые смогут предоставить пояснения.
- Зафиксировать недостающие материалы и сроки их подготовки.
Простой список файлов помогает увидеть пробелы, но сам по себе не подтверждает готовность производства. Для подготовки к аудиту нужно проверить и документы, и работу площадки. «Стандарт Производства» помогает выполнить эту проверку и определить необходимые исправления.
Подготовка к проверке вашей сети
Состав работ зависит от требований заказчика и состояния предприятия. Обсудите вопросы со специалистами по одному из основных направлений.
