План корректирующих действий связывает замечания аудитора с конкретными изменениями на предприятии. Для каждого пункта нужно определить действие, ответственного, срок и способ подтверждения выполнения.
Сохраните исходную формулировку замечания
Перенесите замечание из отчёта без изменения его смысла. Укажите пункт проверки и участок, к которому оно относится. Если формулировка непонятна, сначала подготовьте вопросы для уточнения. Нельзя выбрать подходящее исправление, пока неясно, что именно зафиксировал аудитор.
Разберите причину
Отсутствующая запись может быть следствием разных проблем: контроль не проводится, сотрудник не знает порядок или результат сохраняется в другом месте. Действия для этих ситуаций будут разными. Поэтому сначала нужно понять, как устроен процесс и почему возникло несоответствие.
Запишите действие так, чтобы его можно было выполнить
Формулировка «привести документы в порядок» не позволяет проверить результат. Лучше указать конкретную инструкцию, требуемое изменение и сотрудников, которых нужно ознакомить с новой версией. Если проблема относится к площадке, обозначьте участок и необходимое действие.
Назначьте ответственного и срок
По каждому пункту нужен сотрудник, который организует выполнение. Отдельно отметьте решения руководителя, закупки и участие подрядчиков. Эти действия влияют на срок и не должны оставаться за пределами плана.
Определите подтверждение
В зависимости от замечания подтверждением могут быть актуальный документ, реальная запись о выполненной работе, фотография участка или результаты проверки. Состав подтверждений согласуют с требованиями заказчика. После исправления нужно убедиться, что действие выполнено и установленный порядок соблюдается.
Что включить в таблицу
- Номер и формулировку несоответствия.
- Причину и запланированное действие.
- Ответственного сотрудника.
- Срок выполнения.
- Подтверждающие материалы.
- Отметку о проверке результата.
Пример заполнения плана корректирующих действий
Допустим, аудитор обнаружил на участке сборки инструкцию прежней редакции. Запись «обновить инструкцию» не объясняет, почему документ остался в работе и как предприятие предотвратит повторение ошибки. В плане нужно расписать следующие действия.
- 01 · Замечание
- На рабочем месте используется инструкция прежней редакции. В плане укажите её номер, редакцию и участок, названные в отчёте аудитора.
- 02 · Причина
- Например, новую редакцию утвердили, но на участок не передали. Ответственного за замену рабочих копий не назначили. Эту причину нужно проверить по фактическому порядку выдачи документов.
- 03 · Исправление на участке
- Изъять старую копию, выдать действующую инструкцию и разобрать изменения с сотрудниками. Проверить редакции документов на остальных рабочих местах этого участка.
- 04 · Изменение порядка работы
- Закрепить, кто выдаёт новую редакцию и изымает прежнюю. Вести учёт рабочих копий. При следующем изменении инструкции проверить замену на всех затронутых участках.
- 05 · Ответственный и срок
- Указать конкретного сотрудника и дату по каждому действию. Например, начальник участка отвечает за замену копий, специалист по качеству — за учёт и проверку выдачи.
- 06 · Подтверждение и проверка
- Собрать записи о выдаче документов и ознакомлении сотрудников. Затем проверить на рабочих местах, какой редакцией пользуются и понимают ли сотрудники внесённые изменения. Зафиксировать результат проверки.
Пришлите формулировки замечаний из отчёта. Разберём, какие действия и подтверждения нужны по каждому пункту.
Обсудить замечания аудитаЕсли после аудита Лемана Про, Ашана, ВкусВилла или другой сети остались замечания, специалисты компании «Стандарт Производства» помогут разобрать отчёт и организовать подготовку исправлений.
Подготовка к проверке вашей сети
Состав работ зависит от требований заказчика и состояния предприятия. Обсудите вопросы со специалистами по одному из основных направлений.
